個人情報保護に関する基本方針

制定日:2005年1月25日
最終改定日:2022年4月1日

〒102-00094
東京都千代田区紀尾井町3番6号
株式会社 イーウェル
代表取締役社長 稲葉 章司
個人情報保護管理者 千葉 健一郎

 

 

当社は、お客さまのニーズ・課題に合わせたアウトソーシングビジネスとプラットフォームビジネスの提供を通じて、会員の皆さまの心豊かで活力ある暮らしをサポートし、“ウェルネス”があふれる健康で豊かな企業社会と地域社会を実現することを経営理念といたしております。
私共は、会員の皆さまをはじめ関係する全ての人々の個人情報を確実に保護することが重要な社会的責任であると認識の上、JISQ15001に適合した個人情報保護マネジメントシステムを構築し、常に社会の変化に着目し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善を、役員はじめすべての従業者が取り組むことを宣言します。

 

■個人情報保護マネジメントシステムの策定

当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失または毀損等のリスクを予防し、個人情報を適切に取り扱い運用するための基準、ルール、手順等を定めた個人情報保護マネジメントシステムを策定し実施します。

 

■組織活動

当社は、基本方針を具体的に実践するため、以下の活動を行います。

  • 1. 役員およびすべての従業者は、個人情報保護法その他関係法令及びガイドライン等を遵守します。
  • 2. 個人情報保護管理者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの実施および運用に関する責任と権限を与え、業務を行わせます。
  • 3. 個人情報保護監査責任者を選任し、個人情報の保護に関する実践と運用状況の内部監査を実施します。
  • 4. 関係する企業および個人に対し、個人情報の保護に係わる協力を要請します。
  • 5. 基本方針は、当社のホームページ等に掲載することにより、いつでもどなたにも閲覧可能な状態とします。
  • 6. 個人情報保護マネジメントシステムは適宜見直しを行い、継続的に改善します。

 

■個人情報保護への取り組み

  • 1. 個人情報の取得、利用、提供について
    当社は、個人情報の取得、利用および提供にあたり、その目的を明らかにし、取得した個人情報の利用範囲を目的達成のために必要な範囲に限定し、法令に則って適切に取り扱います。
    また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取り扱いを行わないように社内の管理規程を整備し、合理的な措置を講じます。
  • 2. 個人の権利の尊重について
    当社は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対し、利用目的の通知、開示、第三者提供記録の開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止(以下「開示等」という)を求められたときは、合理的な期間内に、妥当な範囲内でこれに応じます。
  • 3. 安全対策の実施について
    当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失または毀損等のトラブルが発生しないように社内の管理規程を整備し、合理的な安全対策を講じそれを実施するとともに、適切な是正措置を講じます。
  • 4. 苦情および相談への対応について
    当社は個人情報保護の徹底を推進する管理者として個人情報保護管理者を設置します。
    また個人情報に関するお問い合わせ、ご相談および苦情を受け付け、対応するために、「個人情報お問合せ窓口」を設置します。

【個人情報お問合せ窓口】

〒102-0094
東京都千代田区紀尾井町3番6号
株式会社イーウェル「個人情報お問合せ窓口」
E-mail:privacy@ewel.co.jp

 

【個人情報のお取り扱いについて】

 

当社は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)より、個人情報の適切な取り扱いを実施している企業であることを認定する「プライバシーマーク」を付与されております。

 

■個人情報の利用目的

当社では、個人情報を以下の目的で利用いたします。

1.本人から直接書面により取得した個人情報の利用目的

・利用登録(事前登録を含む)、登録・利用申込内容、サービスに関する連絡のため

・ログイン・ページ閲覧等のアクセスログおよび登録・利用申込等の利用ログ取得のため

・お客さまの所属法人・団体等への人事施策(研修、セミナー、イベント)企画および福利厚生サービスの利用促進企画のため

・ウェブサイトの閲覧履歴やサービスの利用履歴等の情報を分析し、お客様の属性(年代、性別、趣味趣向等)に応じたサービスを横断したレコメンデーション・ターゲティング表示・メールマガジン等を含むメニュー・キャンペーン・イベント等情報告知のため

・ユーザー属性(所属法人、年代、性別等)による利用制御・コンテンツ(所属法人・団体等情報、動画配信、育児・介護の行政情報を含むがこれに限らない)等表示のため

・操作性向上、ウェブサイトの改善等を含むサービス向上のため

・当社が主催するセミナー・イベント告知・開催(受講票発送を含む)、申込内容に関する連絡、代金等の請求回収、申込履歴管理のため

・当社が実施する各種キャンペーン・アンケートへのエントリー受付、管理のため

・アンケート回収、集計・分析、公表アンケートの結果表示のため

・キャンペーン・アンケート等への参加者・回答者へのWELコイン等特典、電子クーポン付与等を含むプレゼント抽選・発送のため

・問合せ対応のため

・各サービス・メニューの閲覧履歴の管理・分析、統計情報の作成・分析、および、分析結果に基づくサービス改善・新サービス開発のため

<各サービス個別の個人情報のお取り扱いについて>

WELBOX

c-CANVAS

・カフェテリアプラン

BPO(財形・持株会・共済会・マッチング拠出)

・ライフプランシミュレーター

SMART DESK

・インセンティブ・プラス

・すこやかプラス

・KENPOS

・ウェルスコア

(2)当社が主催するセミナー・イベントにおける個人情報の利用目的

・セミナー・イベント告知・開催のため(受講票発送を含む)、申込内容に関する連絡、代金等の請求回収のため

・セミナー・イベントの問合せ対応、キャンペーン情報告知のため

・セミナー・イベント申込履歴の管理・分析、統計情報の作成・分析、各種アンケートの分析、および、分析結果に基づく操作性向上、ウェブサイトの改善等を含むサービス改善・新サービス開発のため

(3)採用活動における個人情報の利用目的

・採用応募者への情報提供・連絡を含む採用業務のため

(4)株主に関する個人情報の利用目的

・株主総会開催、運営、株主管理のため

(5)取引における個人情報の利用目的

・各種取引先管理、連絡のため

2. 本人から直接書面以外の方法により取得した個人情報の利用目的

(1)電話により取得した個人情報(通話録音を含む)の利用目的

・1.(1)~(5)に記載した目的のため

・問い合わせ事項、要望事項への正確な回答・対応および応対品質向上のため

(2)会員から取得した家族、同行者の個人情報の利用目的

・1.(1)、(2)に記載した目的のため

(3)セミナー・イベントにおいてカメラ・ビデオカメラ・ICレコーダー等により取得した個人情報の利用目的

・当社が作成する媒体への掲載のため

(4)採用活動における就職・転職支援サイトより取得した個人情報の利用目的

・採用応募者への情報提供・連絡を含む採用業務のため

(5)当社が運営または代行を受託したサービスで、各種メニューにおいて取り扱うものを除く個人情報の利用目的

・当社が受託したサービスにおける運営代行業務の管理・運営および問合せ対応を含む業務のため

(6)すこやかプラス管理者から取得した会員の個人情報の利用目的

・1.(1)に記載した目的のため

(7)営業活動における個人情報の利用目的

・新規事業の営業活動のため

(8)防犯カメラにより取得した個人情報の利用目的

・防犯のため

 

■特定個人情報の利用目的

当社では、特定個人情報を以下の目的で利用いたします。

. 本人から直接書面により取得した特定個人情報の利用目的

(1)雇用管理および取引先管理における特定個人情報の利用目的

・「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という)に定める社会保障制度、税および防災に関する事務実施のため

・その他番号法に定める利用目的達成のため

. 本人から直接書面以外の方法により取得した個人情報の利用目的

(1)雇用管理および取引先管理における特定個人情報の利用目的

・1.(1)に記載した目的のため

(2)当社が従業員、配偶者、被扶養者、国民年金第3号被保険者、年金事務所または健康保険組合からの委託または代理を受けて取り扱う特定個人情報の利用目的

・1.(1)に記載した目的のため

(3)当社が受託した業務における特定個人情報の利用目的

・1.(1)に記載した目的のため

※個人情報の利用目的2.(5)、特定個人情報の利用目的2.(2)および(3)は、利用目的の通知、開示、第三者提供記録の開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止(以下「開示等」という)の対象にあたりません。

 

個人情報の共同利用

当社では、従業員等の個人情報を除き、個人情報の共同利用は行っておりません。なお、共同利用を行う場合は、予めご本人に通知または公表いたします。

 

個人情報の第三者提供

お客さまの個人情報を、法令の規定に基づく場合を除き、事前のお客さまの同意なく第三者に提供することはございません。なお、ご本人からの申し出がありましたら、提供は停止いたします。

なお、各種メニューご利用および主催セミナー・イベントへの申込内容は、以下のように取り扱います。

・提供を受ける者

サービス利用の手配、利用料金の請求等の目的で、当社と各種メニュー提供サービスに関する契約を締結した、お客さまの所属する法人・団体、当社に本サービスの提供を直接もしくは第三者を通じて委託した法人・団体・地方自治体等へ提供することがございます。

サービスの利用状況報告、請求等の目的で、当社と個人情報の取り扱いに関する契約を締結した、お客さまがお申込みの各種メニューのサービス提供会社・施設等セミナー・イベントの講師、協力会社および協賛会社へ提供することがございます。なお、お客さまのご希望のサービス提供会社・施設等が、「外国にある第三者」に該当する場合があることを、予めご了承の上でお申込みください。

サービス利用の手配、利用料金の請求等の目的で、お客さまの所属法人・団体等、当社に本サービスの提供を直接もしくは第三者を通じて委託した法人・団体・地方自治体等、または当社と個人情報に関する契約を締結した金融機関へ提供することがございます。

お客さまが、当社が保険加入しているイベント等にお申込いただき、事故等に遭った場合、施設過失の事故に関する保険金を保険会社に請求する目的で、保険会社へ提供することがございます。

・提供する個人情報の項目

会員番号、住所、氏名、年齢、生年月日、電話番号、FAX番号、電子メールアドレスおよび個人情報の利用目的1.(1)、(2)、2.(1)、(2)、(3)、(4)、(6)の達成に必要な範囲の個人情報の項目

・提供の手段

書面(郵・配送)、電話、FAX、安全対策(パスワード等)を施した上で、電子メール、ウェブサイト
また、お客さまが各種メニューを利用した場合、当社はそのご利用結果について、サービス提供会社・施設等の第三者提供先から第三者提供を受けます。

 

■個人情報の委託

当社は、よりよいサービスを提供することを目的に業務の一部を外部に委託しております。
委託先に対しては、個人情報の取り扱いを委託することがあります。
この場合、個人情報保護管理が適切であると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持等の事項を取り決めるとともに、定期的に委託先の個人情報保護状況を確認し、適切な管理を実施しております。

 

■個人情報の提供の任意性

お客さまからの個人情報提供は任意でございますが、ご提供いただけない場合は、提供させていただいているサービスについてご利用いただけなくなる場合がございますので、予めご了承ください。

 

■個人情報の開示等の手続き

当社が取得する個人情報のうち、個人情報の利用目的2.(5)、特定個人情報の利用目的2.(2)および(3)を除き、原則としてお客さまご本人またはその代理人からの開示等の請求ができます。ただし、利用目的を問わず、契約法人・団体等からお預かりしているご本人の個人情報は、開示等の対象となりませんのでご了承ください。開示等の請求は、以下に定める方法でお申し出ください。

. お客さまご本人による開示等の請求方法
お客さまご本人が当社の保有個人データおよび第三者提供記録の開示等、もしくは「利用目的の通知」を希望される場合は、以下(1)(2)の書類を当社「個人情報お問合せ窓口」までご請求いただき、必要事項を記入、捺印の上、(3)の書類を同封して「個人情報お問合せ窓口」にご郵送ください。
なお、ご依頼の場合は、請求1件につき1,000円の定額小為替証書を同封ください。

(1) 個人情報開示等申請書

(2) 返信用封筒

書面による「開示等」もしくは「利用目的の通知」のご依頼の場合は、当社からお送りした返信用封筒に、返送先住所、氏名をご記入の上、同封ください。なお、返信にかかる費用は当社が負担いたします。

(3)本人確認のための書類(いずれか1点)

※本籍地、個人番号(マイナンバー)等の情報は塗りつぶしてからご提出ください。

書類名

提出条件

運転免許証の写し

有効期限内のもの

健康保険証の写し

パスポートの写し

住民票の写し

直近3ヵ月以内に発行されたもの

在留カードの写し

印鑑証明書

. 代理人による開示等の請求の場合
開示等を、本人の法定代理人に委任する場合は、以下(1)、(2)の書類を当社「個人情報お問合せ窓口」までご請求いただき、必要事項を記入、捺印の上、(6)の返信用封筒に(3)~(5)を同封して「個人情報お問合せ窓口」にご郵送ください。

(1) 個人情報開示等申請書

(2) 個人情報開示等に関する委任状

(3) 代理人の身元確認のために必要な書類(上記1.(2))

(4) 委任状に押印された本人の印鑑同一の印影の印鑑証明書(直近3ヵ月以内に発行されたもの)

(5)「開示」もしくは「利用目的の通知」のご依頼の場合は、請求1件につき1,000円の定額小為替証書

(6) 上記1.(3)記載の返信用封筒

. 開示等の請求に対する回答方法
同封いただいた返信用封筒(返送先をご記入いただいたもの)による郵送、電磁的記録の提供のうちご本人が選択した方法により回答させて頂きます。なお、ご本人が選択した方法による開示が困難である場合、書面による回答となる場合がございます。

. 開示等の請求に関して取得した個人情報の利用目的
開示等の請求に伴い取得した個人情報は、開示等の請求に必要な範囲のみで取り扱うものとします。
ご提出いただいた書類は返却いたしません。開示等の請求に対する回答が終了した後、適切に管理、廃棄させていただきます。

. 開示等に応じかねる場合
次の場合は、開示に応じかねますので、予めご了承ください。

(1) ご本人確認や代理人確認ができない場合(例:現住所が住民票の住所と相違する場合)

(2) ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

(3) 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

(4) 他の法令に違反することとなる場合

(5) 申請書の記載内容で開示請求対象の個人情報が特定できない場合

(6) 所定の提出書類に不備があった場合

 

■保有個人データの安全管理措置

当社は、保有個人データの安全管理のため以下の措置を講じています。

1.基本方針の策定

個人データの適正な取り扱いの確保のため、関係法令・ガイドラインの遵守、質問及び苦情処理の窓口等についての基本方針を策定しています。

2.個人情報の取扱いに係る規定の整備

個人情報保護規則他情報管理規程等において、個人データの取得、利用、保存、提供、削除、廃棄等における取り扱いルール、また個人情報管理責任者等の責任者を規定しています。

3.組織的安全管理措置

・個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化しています。

・個人データ管理台帳への記録により個人情報の取扱状況を確認しています。

・個人データの取扱状況については内部監査による監査を実施し、その適正化に努める運用を行っているほか、個人データの漏洩・盗難・紛失等の事件・事故が発生もしくは発生したと思われる場合の報告連絡体制を整備・運用しております。

4.人的安全管理措置

従業者に定期的に研修を実施するとともに秘密保持に関する事項を就業規則に規定しています。

5.物理的安全管理措置

個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。
また個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類を廃棄する場合、個人データの復元ができないよう措置を実施しています。

6.技術的安全管理措置

アクセス制御については、ユーザーID に付与するアクセス権により、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用できる従業者を限定し、個人情報データベース等へアクセスする者の識別と認証を実施しています。
外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
個人データを扱う情報システムの安全性を定期的に確認し、情報システムの使用に伴う漏えいを防止する措置を実施しています。

 

■個人情報保護管理者

当社は次の者を個人情報保護管理者として定めております。
株式会社イーウェル 総務コンプライアンス室長
privacy@ewel.co.jp