プロジェクト推進部の前身となる部署で、イーウェルが提供しているサービスを、共通して品質アップできるような基盤を開発するミッションがありました。その一環として、クライアントの従業員がどのようにサービスを使っているのかを可視化することで、クライアントの制度改善や利用促進につなげられるのではと考えました。

イーウェルの強みの一つに「お客さまの企業特性やニーズに応じてカスタマイズで制度設計ができること」があります。しかしながら、実際にサービスを導入していただいた後に、どのように利用されているかが把握しにくい状況でした。これまでもExcelの表形式のレポートファイルは、自動で作成・提出されていましたが情報量は多くありませんでした。それよりも多くの情報や、グラフを用いたレポートは営業担当者が自分でデータを抽出して作成する必要があったため、残念ながら全てのクライアントにご提供できていたわけではありません。そこで全クライアントがリアルタイムで利用実績を確認することができるダッシュボードの開発を2021年4月からスタートしました。

私はプロジェクトリーダーを務めました。起案段階では今日集まった3人の中では私しかいませんでしたが、プロジェクトが立ち上がった直後に、異動してきたR.H.さんが加わりました。システム開発のことは何もわからないR.H.さんに「とりあえずやってみて」と無茶振りをしていたかな（笑）。

いやぁ、驚きました。それまでシステム開発に携わったことがなかったので、青天の霹靂です。Y.F.さんを補佐して、営業部門やシステム部門との調整役として奮闘しました。プロジェクトマネジメントやシステム開発の知識はありませんでしたが、WELBOXの企画経験があるので利用実績にかかわる知識はある程度あったのが役に立ちましたね。

私は新入社員研修が終わり、いきなり会社の中核となるプロジェクトを推進する部署に配属されてかなり驚きました！

そうそう、我々も新卒１年目が配属されると聞いた時はざわつきました（笑）。それまでの最年少メンバーが35歳。全メンバーの社歴が10年を超えているのに、１年目の新卒がこの部署でやっていけるのかと…。

私も不安でしたよ（笑）。議事録を作成しようとしても、知識がなくて会議の中で何を話しているのか理解するのに必死でした。知らない単語がどんどん出てくるので、その度にOJTを担当してくれたR.H.さんに質問をしていましたね。

プロジェクトマネジメントやシステム関連の知識がない人は多くいるのでわからないことだらけなのは当然。だから配属してすぐに「マンガでわかるプロジェクトマネジメント」を読んでもらい、学んだ内容のプレゼンをしてもらったりしながら理解を深めてもらったよね。大変だと思うけど早くからプロジェクトマネジメントの経験ができるのは、きっと今後役立つと思うよ。

プロジェクトマネジメントを学び、プレゼンを行うまでを一つのプロジェクトと捉えて、インプットとアウトプットを同時にする形で学習やプレゼン準備を進めました。プレゼン本番では、部の皆さんに温かいフィードバックをいただいたことが大きく印象に残っています。イーウェルには経歴や経験問わず、活躍を支援する環境が整っていますよね。
プロジェクトマネジメントは専門的な分野に思えますが、R.H.さんのおっしゃる通り、仕事の進め方やコミュニケーションの取り方など、何にでも活かせる経験だと感じます。

利用実績を可視化するには、条件設定や定義がしっかりできていないと正しい結果のアウトプットはできないんです。例えばサービスの利用率の算出には対象者数と利用者数が必要ですが、対象者数が単純にデータ上の人数ではなかったりするので、現状の定義を正しく把握し、ダッシュボードの要件も定義をしなくてはいけないというようなことが想像以上に多かったです。

そうそう、利用率と言っても算出をするロジックが意外と複雑なんです。社内向けの利用実績を算出するツールから出てきた数字と合うはずなのになかなか一致しなくて苦労しました。これはプログラムが間違っていたケースもありますが、正しい数値が出ているかを確認する工程の作業ミスなんてこともありました（苦笑）。あとはロジックがドキュメントに残っていればよかったのですが、かなり前に作られたもので残っておらず、システムの担当者にプログラムを見て調べてもらいながら対応したので時間もかかりましたね。

実はこのプロジェクトは１年で終わるはずでしたが、想定を上回る工数がかかることがわかり、かつ各種調整が必要だったので期間を１年半に延長し、さらリリースを３段階のフェーズに分けることにしました。特に、最初のリリースに向けてはシステム部門と定例会議を繰り返し、多数の課題を１つ１つ解決していきました。それでもスケジュールは遅延気味で、予定通りにリリースできるかギリギリの場面では１日3回集まったこともありました。その頃は、開発担当者と廊下ですれ違った時に「ちょっとホワイトボードのところに行きましょう」と引っ張っていくほど切迫していました。

そうですね。今となってはいい経験だと思えますがあの時期は正直つらかったですね（笑）。集計ロジックが複雑になるケースも多々あったのですが、その一部で対応依頼したロジックが誤っていて、せっかく対応してもらったものを作りなおしてもらうこともありました。また、コミュニケーションミスによりお互いの認識が異なっていた結果、想定通りの仕様にならないようなこともありました。スケジュールが遅延気味のなかでそういうことが重なり、関係がぎくしゃくするような時期もありましたが、対話を重ねる中で最終的には協力関係ができて「何とかして間に合わせよう」という雰囲気の中プロジェクトを完遂できたので良かったです。

最初のフェーズでダッシュボードをなんとか予定通りリリースできたので、クライアントがどれだけ利用してくれるかと期待していましたが、あまり利用されなかったんです。営業担当者にクライアントへの機能や使い方の紹介をお願いしたのですが、新しい機能に対する遠巻き感もあり、なかなか浸透しませんでした。そこで白羽の矢を立てたのがS.H.さん！新卒の彼女が営業の皆さんに活用の案内や促進の声掛けをしてくれたほうが活気が付くなと！

ダッシュボードの利用状況を確認して、よく利用されている営業担当者にヒアリングを行って活用事例を営業部門に共有したり、利用のない営業担当者には使わない理由を直接ヒアリングしたりアドバイスするなどして利用してもらうように頑張りました！

営業の皆さんへの説明や利用促進は、あえてS.H.さんに丸投げしましたね。あるときは「部長に話してきます！」と役職が上の人にもどんどん声をかけている姿を見て、若手のエネルギーと素直さはいいなぁと感心しました（笑）。S.H.さんの頑張りで徐々に営業の方もクライアントへ利用を促してくれ、最終フェーズのリリース段階では製販一丸となってサービス周知を進めていけました。

利用実績を包み隠さず開示するのは、クライアントの社員が利用していない状況であっても明るみになるため「諸刃の剣」になる恐れもありましたが、透明性を持ってクライアントのサービス利用を促したいと思っていました。ダッシュボード開発は、既存クライアントに利用実績の可視化を通じて制度の改善や利用促進を行うことを目的としていましたが、営業担当から競合他社との差別化ができ、新規営業時にもストロングポイントになっていると言われて嬉しかったですね。社内会議などで新しいサービスを議論する時に「ダッシュボードのようにお客さまが喜んでくれるもの」と好事例として挙げてもらい、みんなで頑張ったことが報われたと思います。

リリースしてしばらく経ってから効果測定を行い、報告会で関係部署にフィードバックをしました。アンケートでは約80％が「満足」もしくは「概ね満足している」という結果でした。今回のプロジェクトが開発サイドや営業サイドにとっても意味のあるものと受け取っていただけて良かったと思います。

そうですね。イーウェルが提供しているサービスの品質アップを共通してできるような基盤をつくるという構想があったので、ダッシュボードのデータベースを活用してさまざまなアウトプットをすることもできています。開発部門とのコミュニケーションでは、単に「営業に言われたから、お客さまに言われたから」ではなく、こういう構想に基づいているというロジックが大事なことがわかったのは、プロジェクトを通じて得た収穫です。

今後も会社に利益供与できるようなプロジェクトを推進したいです。営業サイドと話していると「健康経営」に取り組む企業の裾野が広がっていることがわかります。イーウェルが掲げる「ウェルビーイング」につながる視点で、クライアントにさらなる価値提供が叶うサービスを検討したいですね。

私はせっかくプロジェクトを推進する部署に配属されたので、今後もプロジェクトマネジメント能力を鍛えプロジェクトを推進できるようになりたいですね。 プロジェクトにおいては、まだ経験が乏しいので、今後も様々な経験を重ねたいです。最近プロジェクトマネジメントの資格を取得しましたが、やはり経験を積まないとなかなか身につかないと思います。S.H.さんには次のステップに進んでもらうため、ダッシュボードプロジェクトの後続プロジェクトで営業部門にヒアリングをして要件定義を作成してもらおうと思っています。

まだまだ至らない点が多々ありますが、任せてもらえることを増やし貢献できるようになりたいです。別の部署に配属になった同期とも「お互い大変だけど頑張ろうね！」と鼓舞しています。今はまだプロジェクトメンバーの補佐のまた補佐のような立場ですが、のびのびとやらせてもらえる環境があり、ありがたいです！